Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 1 - Algemene bepalingen

Dit huishoudelijk reglement moet steeds samen gelezen worden met de meest recente versie van de statuten.

Artikel 2 - Toepassingsgebied

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de (werkende en toegetreden) leden van de vereniging.

Artikel 3 – Missie, visie en waarden van de organisatie

  • in-C is een autonome vzw, bestuurd door vertegenwoordigers van alle door de Vlaamse overheid erkende werkvormen in de sociale economie, die op een structurele basis een collectieve ondersteuning op maat wil aanbieden aan de (werkvormen binnen de) sociale economie.

in-C richt zich met haar aanbod in eerste instantie tot erkende organisaties binnen de sociale economie, maar wil ook breder informeren en sensibiliseren over sociale economie.
in-C wil een thematisch aanbod doen dat voldoet aan volgende voorwaarden:

  • Werkvormoverschrijdend: het thematisch aanbod moet een draagvlak kennen over verschillende werkvormen heen. Het aanbod moet interesse wekken van meerdere werkvormen.
  • Op maat: het thematisch aanbod moet in de uitwerking en concretisering wel rekening houden met de eigenheden van elk van de (geïnteresseerde) werkvormen, wat dus kan resulteren in een aanbod met verschillende concretiseringssporen op maat van de werkvormen.
  • Kwaliteitsvol: elk aanbod dat wordt uitgewerkt moet kwalitatief ingevuld worden. Daarbij is de appreciatie van de deelnemers de ultieme toetssteen. Een structurele evaluatie van elk aanbod moet dan ook ingebouwd worden.
  • in-C wil aanzien worden als een betrouwbare, structurele, transparante en kwaliteitsvolle partner in de collectieve ondersteuning van de (organisaties binnen de) sociale economie.
  • De organisatie heeft tot doel het initiëren, faciliteren en opvolgen van door de raad van bestuur genomen initiatieven enerzijds op vraag, op maat en ter ondersteuning van de sociale economieondernemingen (en hun koepelorganisaties) en anderzijds ter promotie en versterking van de sociale economie. In uitzonderlijke gevallen kan de organisatie ook zelf organiseren.
  • De reële behoeften van ondernemingen, het lenigen van maatschappelijke noden, het inspelen op (nieuwe) maatschappelijke uitdagingen en de diversiteit van de sociale economie zijn de uitgangspunten en criteria voor het vormgeven en realiseren van haar ondersteuningsaanbod.
  • De organisatie wil zich ontwikkelen als een open, onafhankelijke, dynamische, transparante, participatieve, democratische, betrouwbare en excellente organisatie, die daarbij:
    • maximaal inzet op dialoog en participatie met al haar stakeholders,
    • democratisch bestuurd wordt door vertegenwoordigers van de sociale economie en
    • zowel in haar selectie van partners als in de toewijzing van contracten objectieve en transparante criteria hanteert.
  • De organisatie wil de sociale economie als een specifiek ondernemingsmodel, dat zowel een alternatief als een partner is van de vrije markteconomie en de publieke economie, op een actieve wijze promoten en positioneren.
  • In haar werking, hanteert in-C volgende waarden:
    • Communicatie als basis en ondergrond voor alle beslissingen die genomen worden: zowel voor als na de beslissing is communicatie van essentieel belang om tot een gedragen aanbod te komen
    • Transparantie en objectiviteit: de organisatie neemt alle beslissingen op basis van een uitgewerkt voorstel dat duidelijk alle voor- en nadelen in kaart brengt. Elke beslissing wordt op basis van objectieve criteria genomen en hierrond wordt open gecommuniceerd.
    • Kwaliteit: zowel in de eigen werking als bij de implementatie van haar aanbod, zal In-C kwaliteitscriteria hanteren, waarbij de appreciatie van de uiteindelijke begunstigden de ultieme toetssteen vormen.
    • Subsidiariteit: als basis en ondergrond voor het uitbesteden van opdrachten waarbij de expertise van de ondersteuningsorganisaties maximaal benut wordt.
  • in-C oriënteert haar werking op alle geografische niveaus, van het lokale over het regionale, Vlaamse en federale tot het internationale niveau, maar steeds in functie van bovenstaande missie, visie en waarden.

Artikel 4 - Leden
Artikel 4.1. Toetredingsformaliteiten leden

Werkvormkoepel in de sociale economie

  • Het kandidaat-lid dat als werkvormkoepel in de sociale economie wil toetreden tot de vereniging zal conform artikel 8.1. van de statuten een kandidaatstelling richten aan de voorzitter van de raad van bestuur.
  • Deze kandidaatstelling bevat:
  • De identiteit van het kandidaat-lid
  • Indien het een rechtspersoon betreft: de statuten van deze rechtsvorm.
  • Een handgetekende verklaring waarin de aanvrager verklaart de bepalingen van artikel 8.1. van de statuten te onderschrijven
  • Een motivatie waaruit blijkt dat het kandidaat-lid (een representatief deel van) een door de Vlaamse minister van Sociale Economie erkende werkvorm zoals bepaald in artikel 5§1 van het ondersteuningsdecreet vertegenwoordigt en haar belangen verdedigt.
  • De ledenlijst van het kandidaat-lid

Ondersteuningsorganisatie in de sociale economie

  • Een kandidaat-lid dat als ondersteuningsorganisatie in de sociale economie wil toetreden tot de vereniging zal conform artikel

8.1. van de statuten een kandidaatstelling richten aan de voorzitter van de raad van bestuur. Deze kandidaatstelling bevat:

  • De identiteit van het kandidaat-lid
  • Indien het een rechtspersoon betreft: de statuten van deze rechtsvorm.
  • Een handgetekende verklaring waarin de aanvrager verklaart de bepalingen van artikel 8.1. van de statuten te onderschrijven.
  • Een omstandige motivatie waaruit blijkt dat het kandidaat-lid ervaring heeft met het verlenen van collectieve ondersteuning specifiek gericht op ondernemingen in de sociale economie en hij hierbij kwaliteitsmaatstaven hanteert.
  • Concreet dienen volgende elementen gemotiveerd te worden:
    • Over voldoende relevante ervaring beschikken in de sector van de sociale economie én een voldoende ruim aantal opdrachten gerealiseerd hebben: op voldoende domeinen, in een voldoende ruim aantal, beschikken over een aanbod van collectieve diensten, werkvorm overschrijdend gewerkt hebben,…
    • Kunnen aantonen dat men de gangbare kwaliteitsnormen in de sector respecteert;
    • Bereid zijn om collegiaal samen te werken;
    • Een lid-ondersteuningsorganisatie engageert zich om nieuwe ontwikkelingen op te volgen en de nodige inspanningen te doen om voortdurend expertise op te bouwen en verder te ontwikkelen in functie van een kwalitatieve dienstverlening aan de sector.

Toegetreden leden
    Een kandidaatstelling als toegetreden lid bevat:

  • De identiteit van het kandidaat-lid.
  • Indien het een rechtspersoon betreft: de statuten van deze rechtsvorm.
  • Een handgetekende verklaring waarin de aanvrager verklaart de bepalingen van artikel 8.1. van de statuten te onderschrijven.
  • Een beknopte motivatie waarin het kandidaat toegetreden lid de mogelijke meerwaarde van de toetreding voor de vereniging toelicht.

Artikel 5 – Algemene Vergadering.
Artikel 5.1. - Agendering
Conform artikel 16 van de statuten wordt de agenda van de algemene vergadering vastgesteld door de raad van bestuur. Leden van de Algemene Vergadering kunnen voorafgaandelijk punten aanbrengen voor de agenda. Deze agendapunten worden schriftelijk overgemaakt aan de voorzitter van de Raad van Bestuur. Agendapunten die niet door de Raad van Bestuur weerhouden worden, kunnen toch op de agenda gebracht worden indien deze door minstens drie werkende leden onderschreven worden en dit ten laatste zeven kalenderdagen voor de vergadering bij gewone brief of per e-mail.

Artikel 6 – Bevoegdheden raad van bestuur

  • Conform artikel 28 van de statuten is de raad van bestuur bevoegd om alle handelingen van intern bestuur te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de vereniging, met uitzondering van die handelingen waarvoor volgens artikel 4 van de Vzw-wet en artikel 13 van de statuten de algemene vergadering exclusief bevoegd is.
  • In functie van het doel van de vereniging engageert zij zich:
  • Tot het detecteren en definiëren van de ondersteuningsbehoeften van de verschillende werkvormen en bepaalt zij op welke domeinen/thema’s door de organisatie moet ingezet worden.
  • Tot het vragen van een advies aan het “adviescomité kwaliteit” over de concrete uitwerking of de aanpassing van een aanbod op maat binnen de weerhouden thema’s.
  • Tot het benoemen voor de duur van het convenant en op contractuele basis de leden van het adviescomité kwaliteit, zoals verder omschreven in artikel 8.1. van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 7 – Werkgroepen

  • Conform artikel 32 van de statuten kunnen de algemene vergadering en de raad van bestuur, elk binnen hun bevoegdheidsdomein, werkgroepen oprichten, waarvan zij de samenstelling en opdracht bepalen.
  • Werkgroepen hebben allemaal een adviserende bevoegdheid naar de Raad van Bestuur.
  • Voor elke werkgroep wordt een voorzitter/contactpersoon aangeduid.
  • Van alle vergaderingen wordt een verslag opgemaakt dat steeds ter informatie wordt doorgestuurd aan de leden van de raad van bestuur, die hierop kunnen reageren indien gewenst.
  • Binnen de werkgroepen kunnen externe deskundigen opgenomen worden, mits de nodige motivatie naar de meerwaarde.
  • Elke werkgroep wordt jaarlijks geëvalueerd naar inhoudelijke doelstellingen, toekomstperspectief en verderzetting.

 
Artikel 8. Adviescomité kwaliteit

De raad van bestuur voorziet onmiddellijk in de oprichting van een werkgroep “adviescomité kwaliteit”.

Artikel 8.1. Samenstelling

  • Het adviescomité kwaliteit bestaat uit minstens drie leden. Alle leden worden door de raad van bestuur aangesteld op basis van hun expertise en profiel, in functie van de opdracht van In-C. Dit adviescomité wordt samengesteld op voordracht van de leden ondersteuningsorganisaties in de sociale economie, vernoemd in artikel 7.1 van de statuten.
  • Het adviescomité benoemt een voorzitter, die als aanspreekpunt geldt naar ondermeer de Raad van Bestuur en de nodige en noodzakelijke contacten met de coördinator onderhoudt.

Artikel 8.2. Bevoegdheden van het adviescomité kwaliteit

  • Het “adviescomité kwaliteit” geeft in samenspraak met de coördinator advies aan de raad van bestuur in volgende aangelegenheden:
    • De inhoudelijke en methodologische invulling van bestaande en nieuwe ondersteuningsbehoeften die door de Raad van Bestuur doorgegeven worden.
    • De mogelijke uitvoerder(s) voor de inhoudelijke en methodologische invulling van voornoemde door de Raad van Bestuur doorgegeven ondersteuningsbehoeften.
  • Het adviescomité kwaliteit kan ook steeds op eigen initiatief advies geven aan de raad van bestuur over alle thema’s waarvan zij aanvoelt dat hierrond een collectief aanbod nuttig kan zijn en dit aanbod nog niet is ingevuld, met het oog op het optimaliseren van de ondersteuningsopdracht van de organisatie.

Artikel 8.3. – Werking

  • Het adviescomité komt minstens 5 keer per jaar samen. Het zal tijdens haar eerste vergadering de vergaderdata en praktische werkingsmodaliteiten vastleggen op voorstel van de voorzitter.
  • Het adviescomité werkt in een partnerschap en wendt zijn expertise aan in het gezamenlijk belang van de sociale economie in het algemeen en de verschillende werkvormen in het bijzonder. Zowel haar eigen werking als het voordragen van ondersteuners zijn gestoeld op de hoogste in de sector gangbare kwaliteitsnormen. Tevredenheid van de eindgebruiker is hierbij de ultieme toetssteen.
  • De voorzitter en/of een lid van het comité kunnen als waarnemers deelnemen aan de raad van bestuur ter bespreking van de verstrekte adviezen door het adviescomité indien deze geagendeerd zijn.
  • Er kan een vergoeding voorzien worden voor de prestaties van het adviescomité kwaliteit.

Artikel 8.4. – Evaluatie
De werking van het adviescomité maakt het voorwerp uit van een jaarlijkse evaluatie door de raad van bestuur. Deze evaluatie omhelst de gezamelijke bespreking van de inhoudelijke werking van het adviescomité en resulteert indien nodig in een verslag met concrete verbeterpunten.

Artikel 8.5. – Uitsluiting van leden
Indien de raad van bestuur een lid van het adviescomité of het voltallige adviescomité wil uitsluiten, wordt volgende procedure gevolgd. Het voornemen tot uitsluiting wordt door de raad van bestuur via aangetekend schrijven met het gemotiveerde voorstel tot uitsluiting kenbaar gemaakt aan het betrokken lid en aan het adviescomité.
Deze wordt uitgenodigd om zijn tegenargumenten binnen de twee weken na de verzending van een aangetekende brief schriftelijk aangetekend kenbaar te maken. Als hij erom verzoekt in zijn schriftelijke opmerkingen, moet het lid of het comité worden gehoord binnen de vier weken na ontvangst van het aangetekend schrijven.
Elke beslissing tot uitsluiting moet met redenen omkleed zijn.
De beslissing tot uitsluiting wordt vastgesteld in een proces-verbaal, opgemaakt en ondertekend door de Raad van Bestuur. Dat proces-verbaal vermeldt de feiten waarop de uitsluiting is gegrond. Een eensluidend afschrift van de beslissing wordt binnen de vijftien dagen per aangetekende brief aan de uitgeslotene(n) verstuurd.

Artikel 9. - Administratie

De verenigingsadministratie en -boekhouding wordt gevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wetgeving en wordt gehouden op de maatschappelijke zetel waar ze door alle werkende leden, na afspraak, kan ingezien worden.

Artikel 10. - Wijziging van het huishoudelijk reglement

  • Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene vergadering.
  • Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste de helft van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel gestemd wordt, ongeacht het aantal aanwezige leden, met gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 11 - Slotbepalingen

Dit reglement krijgt zijn uitwerking na goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering.